Warum sollten Sie Ihre Gehaltsabrechnung auslagern? 

Die Verwaltung der Lohn- und Gehaltsabrechnung für Mitarbeiter kann für Personalabteilungen eine langwierige und schwierige Aufgabe sein. Es handelt sich um eine komplizierte, zeitaufwändige Aufgabe, die spezielle Ressourcen mit Kenntnissen in den Bereichen Recht, Steuern, Sozialversicherung und Verwaltung erfordert. Die Lohn- und Gehaltsabrechnung wird in der Regel intern von einem Mitarbeiter der Personalabteilung mit Hilfe einer Lohn- und Gehaltsabrechnungssoftware oder einem Lohn- und Gehaltsabrechnungsmanager durchgeführt.  

Unternehmen verfügen jedoch nicht immer über diese Art von Ressourcen, und ihre Personalabteilungen sind in der Regel bereits sehr stark ausgelastet. Sie können sich daher dafür entscheiden, ihre Lohn- und Gehaltsabrechnung an einen externen Dienstleister auszulagern. 

Was beinhaltet die Verwaltung der Lohn- und Gehaltsabrechnung? Was ist Outsourcing der Gehaltsabrechnung? Warum auslagern? Wie gehen Sie vor? Wie viel kostet das Outsourcing der Gehaltsabrechnung? Wir erklären alles. 

Lohnbuchhaltung: Konzept und Definition. 

Die Lohn- und Gehaltsabrechnung umfasst alle Prozesse und Aufgaben, die mit der Berechnung und Verteilung der Mitarbeitergehälter in einem Unternehmen verbunden sind. Es handelt sich dabei um eine wichtige Funktion, die sicherstellt, dass die Mitarbeiter korrekt und in Übereinstimmung mit den geltenden arbeitsrechtlichen Vorschriften bezahlt werden. 

Die Verwaltung der Lohn- und Gehaltsabrechnung umfasst mehrere Aspekte, z. B. die Erfassung von Informationen über geleistete Arbeitsstunden, Urlaubstage, Leistungen, Abzüge und anfallende Steuern. Sie umfasst auch die Berechnung der Bruttolöhne, den Abzug von Sozialversicherungsbeiträgen und Steuern sowie die Bearbeitung von Spesenabrechnungen, Boni, Provisionen usw. 

Die Lohn- und Gehaltsabrechnung umfasst auch Aufgaben wie die Führung der Lohn- und Gehaltsabrechnungen, die Ausstellung von Gehaltsabrechnungen für die Mitarbeiter, die Meldung von Einkommen und Beiträgen an die Steuerbehörden und die Ausführung von Zahlungen an die betreffenden Mitarbeiter und Organisationen. 

Die Verwaltung der Lohn- und Gehaltsabrechnung erfordert gründliche Kenntnisse der Vorschriften und Gesetze in den Bereichen Beschäftigung, soziale Rechte und Steuern. Außerdem ist ein hohes Maß an Genauigkeit erforderlich, da jeder Fehler bei der Berechnung der Gehälter oder der Meldung von Informationen rechtliche und finanzielle Folgen haben und die Zufriedenheit der Mitarbeiter beeinträchtigen kann. 

Outsourcing der Lohnbuchhaltung. 

Bei der Auslagerung der Lohn- und Gehaltsabrechnung überträgt ein Unternehmen die Verwaltung seiner Löhne und Gehälter an einen spezialisierten externen Dienstleistungsanbieter. Dabei werden alle oben genannten Aufgaben und Verantwortlichkeiten an einen Dritten übertragen. 

Durch die Auslagerung der Lohn- und Gehaltsabrechnung überträgt das Unternehmen die komplexe und zeitaufwändige Aufgabe der Lohn- und Gehaltsabrechnung an Experten, die über fundierte Kenntnisse der arbeits- und steuerrechtlichen Vorschriften verfügen. Der Outsourcer übernimmt die Verantwortung dafür, dass die Mitarbeiter korrekt und im Einklang mit den geltenden Gesetzen bezahlt werden. 

Warum sollten Sie Ihre Gehaltsabrechnung auslagern? 

Viele Unternehmen entscheiden sich dafür, ihre Lohn- und Gehaltsabrechnung an spezialisierte Dienstleister auszulagern, um von mehr Fachwissen, effizienteren Prozessen und einer Verringerung der Risiken zu profitieren, die mit der internen Verwaltung der Lohn- und Gehaltsabrechnung verbunden sind. So können sie sich auf ihr Kerngeschäft konzentrieren und sicherstellen, dass die Mitarbeiter korrekt und pünktlich bezahlt werden. Werfen wir einen genaueren Blick darauf. 

• Spezialisiertes Fachwissen 

Durch die Auslagerung der Lohn- und Gehaltsabrechnung profitiert ein Unternehmen vom Know-how der auf die Lohn- und Gehaltsabrechnung spezialisierten Fachleute. Sie sind mit den geltenden Vorschriften und Gesetzen bestens vertraut, was das Risiko von Fehlern und Nichteinhaltung der Vorschriften verringert. 

• Kostensenkung 

Durch die Auslagerung der Lohn- und Gehaltsabrechnung können Sie die Kosten für die Einstellung und Schulung von eigenem Personal, das mit dieser Aufgabe betraut ist, reduzieren. Darüber hinaus vermeiden Sie die Kosten für den Kauf und die Wartung der Software und der Infrastruktur, die für die interne Verwaltung der Gehaltsabrechnung erforderlich sind. 

• Zeitersparnis 

Die Verwaltung der Lohn- und Gehaltsabrechnung ist eine komplexe und zeitaufwändige Aufgabe. Wenn Sie diese Funktion auslagern, gewinnen Sie wertvolle Zeit, um sich auf die Kernaktivitäten Ihres Unternehmens und auf Projekte mit höherem Mehrwert zu konzentrieren. 

• Vertraulichkeit und Datensicherheit 

Professionelle Lohn- und Gehaltsabrechnungsdienstleister verfügen über strenge Sicherheitsprotokolle zum Schutz sensibler Informationen. Sie garantieren die Vertraulichkeit der personenbezogenen Daten ihrer Mitarbeiter und setzen fortschrittliche Sicherheitsmaßnahmen ein, um das Risiko von Datenverletzungen oder Diebstahl zu vermeiden. 

• Flexibilität und Skalierbarkeit 

Das Outsourcing der Lohn- und Gehaltsabrechnung bietet Ihnen eine flexible Lösung, die auf Ihre spezifischen Bedürfnisse zugeschnitten ist. Ob Sie nun ein kleines, schnell wachsendes Unternehmen oder ein Großunternehmen mit komplexen Anforderungen sind, ein externer Dienstleister kann sich anpassen und mit Ihnen wachsen. 

• Hochwertiger Kundenservice 

Externe Anbieter von Lohn- und Gehaltsabrechnungsdiensten verfügen in der Regel über eigene Kundendienstteams. Sie erhalten schnelle Antworten auf Ihre Fragen, technischen Support und persönliche Unterstützung in jeder Phase des Lohnabrechnungsprozesses. 

Wie kann man outsourcen? 

Sie haben beschlossen, die Lohnbuchhaltung Ihres Unternehmens auszulagern. Dies ist der erste Schritt auf dem Weg zum Outsourcing dieser Dienstleistung. Was sind die nächsten Schritte? 

Bei Helvetic Payroll gehen wir bei jedem unserer Kunden wie folgt vor: 

1. Bedarfsanalyse: Ermitteln Sie die spezifischen Anforderungen Ihres Unternehmens an die Lohn- und Gehaltsabrechnung, z. B. Anzahl der Mitarbeiter, Vergütungsarten, Abzüge, Leistungen usw. 

2. Suche nach Anbietern: Führen Sie eine gründliche Recherche durch, um zuverlässige und seriöse Anbieter von Lohn- und Gehaltsabrechnungsdiensten zu finden. Vergleichen Sie deren Angebote, Tarife, Erfahrung und Ruf auf dem Markt. 

3. Auswahl des Dienstleisters: Wählen Sie den Dienstleister, der den Bedürfnissen Ihres Unternehmens am besten entspricht und qualitativ hochwertige Dienstleistungen anbietet. Berücksichtigen Sie dabei Kriterien wie Fachwissen, Zuverlässigkeit, Einhaltung von Vorschriften, Datensicherheit und Qualität des Kundendienstes. 

4. Festlegung der Bedingungen und Konditionen: Nach der Auswahl des Dienstleisters sollten Sie einen klaren und detaillierten Vertrag aufsetzen, in dem die Bedingungen für das Payroll-Outsourcing festgelegt sind. Sie sollten auch eine Vollmacht ausstellen, damit der Dienstleister seine Arbeit in voller Übereinstimmung mit den Vorschriften aufnehmen kann. 

5. Datenmigration: Stellen Sie dem Dienstleister die Informationen und Daten zur Verfügung, die er benötigt, um die Gehaltsabrechnung Ihres Unternehmens in sein System zu migrieren.  

6. Testen und Validieren: Bevor Sie das System in großem Umfang einsetzen, führen Sie gemeinsam mit Ihrem Dienstleister Tests durch. Validieren Sie die Ergebnisse und stellen Sie sicher, dass alles in Ordnung ist. 

7. Laufende Überwachung und Kommunikation: Pflegen Sie eine regelmäßige Kommunikation mit dem Dienstleister, um sicherzustellen, dass die Lohn- und Gehaltsabrechnung effizient und vorschriftsmäßig durchgeführt wird. Teilen Sie Aktualisierungen und Änderungen in Bezug auf Mitarbeiter, Vorschriften oder interne Richtlinien mit. 

Wie viel kostet das Outsourcing der Gehaltsabrechnung? 

Die Kosten für die Auslagerung der Lohn- und Gehaltsabrechnung hängen von einer Reihe von Faktoren ab, z. B. von der Größe Ihres Unternehmens, der Anzahl der Mitarbeiter, der Komplexität der Lohn- und Gehaltsabrechnung, den spezifischen Anforderungen und den erforderlichen Zusatzleistungen. 

Zögern Sie nicht, unser Team für weitere Informationen zu diesem Thema zu kontaktieren. Es wird Ihnen gerne weiterhelfen!